Arşivcilik; kamu kurumlarının, özel işletmelerin, derneklerin veya gerçek kişilerin faaliyetleri sonucunda kendiliğinden oluşan (biriken), bir amaçla saklanan, idari, hukuki, mali veya tarihsel değere sahip her türlü belgenin (dokümantasyonun) üretiminden başlayarak; tasnif edilmesi, korunması, ayıklanması ve araştırmacıların hizmetine sunulması süreçlerini inceleyen, yöneten ve teorisini oluşturan bilim dalıdır.
Arşivcilik, yaygın ve hatalı kanının aksine sadece "eski kağıtların depolanması" faaliyeti değildir. Kurumların verimliliğini artıran "Belge Yönetimi" (Records Management) disiplini ile iç içe geçmiş, devletin hukuki devamlılığını ve "kurumsal hafızasını" garanti altına alan stratejik bir alandır. 1962 yılında Madrid'de toplanan VII. Milletlerarası Arşiv Yuvarlak Masa Konferansı'nda benimsenen evrensel tarife göre arşiv kavramı üç temel unsuru ifade eder: Kurumların faaliyetleri sonucu biriken dokümantasyon, bu dokümantasyona bakan kurum ve bunları barındıran yerler (depolar).【1】 Bir ülkede arşivlerin düzenli işlememesi, o devletin hafızasının silinmesi, vatandaşların ve devletin hukuki haklarının ispat edilememesi riskini doğurur. Arşivist ise; geçmişin bekçisi, geleceğin kurucusu olarak tanımlanır.
Etimolojik Köken ve Tarihsel Gelişim
"Arşiv" kelimesi, Yunanca "resmî daire, belediye sarayı" anlamına gelen Archeion ve Latince Archivum kelimelerinden türemiştir. Başlangıçta belgelerin saklandığı fiziksel mekanı ifade eden terim, zamanla belgeler bütününü ve bu işi yöneten kurumsal yapıyı tanımlar hale gelmiştir.【2】
Arşivcilik tarihi, yazının icadıyla paralel bir gelişim gösterir. M.Ö. 2000'lerde Mezopotamya'da devlet ve tapınak arşivlerinin bulunduğu, Nippur şehrinde tabletlerin saklandığı resmi bir devlet arşivinin varlığı bilinmektedir.【3】 Anadolu coğrafyası arşivcilik açısından dünyanın en köklü miraslarından birine sahiptir. Özellikle Hititlerin başkenti Hattuşaş'ta (Boğazköy) yapılan kazılarda, M.Ö. 1800-1200 yıllarına tarihlenen; kralların fermanlarını, antlaşmalarını ve kanunlarını içeren büyük bir devlet arşivi ortaya çıkarılmıştır.【4】 Bu tabletler, devletin idari sürekliliğini sağlamak amacıyla sistematik bir şekilde saklanmıştır.
Modern arşivcilik anlayışı ise 1789 Fransız Devrimi ile radikal bir dönüşüm geçirmiştir. Devrim öncesinde "hükümdarın sırları" olarak kabul edilen ve halka kapalı tutulan arşivler, devrimle birlikte "vatandaşın hakkı" ve "kamusal mal" statüsü kazanmıştır. Bu değişim, arşivlerin sadece devletin değil, milletin tarihini belgeleyen, vatandaşların haklarını ispat edebileceği kurumlar olarak yeniden yapılanmasını sağlamıştır.【5】
Türk Arşivcilik Geleneği ve Hazine-i Evrak
Türk devlet geleneğinde belgeye ve kayda verilen önem, Osmanlı İmparatorluğu'nda zirveye ulaşmıştır. Osmanlı bürokrasisi, devletin her türlü işlemi kayıt altına almıştır. Fethedilen toprakların mülkiyet ve vergi bilgilerini içeren "Tapu Tahrir Defterleri" (Defter-i Hâkânî) ve Divan-ı Hümayun'da alınan kararları içeren "Mühimme Defterleri", devletin en önemli hafıza kayıtlarıdır.【6】 Klasik dönemde bu belgeler Yedikule, Topkapı Sarayı veya Atmeydanı'ndaki mahzenlerde saklanmıştır.
Modern Türk arşivciliğinin miladı ise 1846 yılıdır. Tanzimat Dönemi'nin ünlü sadrazamı Mustafa Reşid Paşa'nın emriyle, devlet evrakının modern şartlarda saklanması ve tasnif edilmesi amacıyla Hazine-i Evrak (Evrak Hazinesi) kurulmuştur. Bu kurum, bugünkü T.C. Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı'nın temelini oluşturur. Mustafa Reşid Paşa, arşivciliğe verdiği önemin bir göstergesi olarak, İtalyan mimar Fossati'ye Babıali bahçesinde rutubete ve yangına dayanıklı, özel bir arşiv binası inşa ettirmiştir.【7】 Hazine-i Evrak Nezareti, evrakın sadece saklanmasını değil, arandığında bulunabilmesini hedefleyen modern bir tasnif anlayışını benimsemiştir.
Cumhuriyet Dönemi, 1931 Olayı ve Mevzuatın Gelişimi
Cumhuriyet'in ilk yıllarında, Osmanlı'dan devralınan devasa evrak yükünün tasnifi ve korunması konusunda çeşitli arayışlar olmuştur. Bu süreçte arşivcilik tarihimiz açısından önemli bir dönüm noktası, literatürde "Bulgaristan'a Evrak Satışı" olarak bilinen olaydır. 1931 yılında, Maliye Bakanlığı'nın İstanbul'daki evrak mahzenlerinde bulunan ve o dönemde "lüzumsuz kağıt" olarak değerlendirilen yaklaşık 1 milyon adet tarihi belge (evrak-ı metruke), okkası 3 kuruş 10 para bedelle Bulgaristan'a hamur yapılmak üzere satılmıştır. Bu belgelerin aslında Osmanlı maliye tarihine ışık tutan kıymetli evraklar olduğu anlaşılınca, dönemin aydınları ve Muallim Cevdet gibi tarihçiler duruma müdahale etmiş, diplomatik girişimlerle belgelerin bir kısmı geri alınabilmiştir.
Bu hadise, arşivcilik tarihinde bir uyanışa vesile olmuştur. Yaşanan olay, Türkiye'de arşivlerin yasal bir statüye kavuşturulması ve "imhayla saklama" kriterlerinin netleştirilmesi gerekliliğini acı bir tecrübeyle ortaya koymuştur. Bu gelişmenin hemen ardından, 1934 yılında "Resmî Evrak ve Defterlerden Lüzumsuz Olanların Yok Edilmesi Tarzı Hakkında Nizamname" çıkarılarak, arşiv malzemesinin imhası ve korunması ilk kez hukuki bir zemine oturtulmuştur.【8】 Günümüzde ise arşiv hizmetleri 3473 sayılı "Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun" çerçevesinde yürütülmektedir.
Tasnif Sistemlerinin Evrimi ve Fekete Raporu
Türkiye'de arşivlerin bilimsel tasnifi konusunda çeşitli denemeler yapılmıştır. Ali Emiri (1918-1921) kronolojik bir tasnif denemiş, İbnülemin Mahmud Kemal İnal (1921) devlet teşkilatını esas almış, Muallim Cevdet (1932) ise konu tasnifi yapmaya çalışmıştır. Ancak bu tasniflerin hiçbiri arşivin "asli düzenini" tam yansıtamadığı için, 1935 yılında Macar arşivist Dr. Lajos Fekete Türkiye'ye davet edilmiştir. Dr. Fekete, Türk arşivlerinde modern arşivciliğin temel ilkesi olan "Provenans Sistemi"ni (Fon Esası) önermiş ve uygulamaya koymuştur.【9】 Bu sistem, belgelerin konu veya tarih sırasına göre yapay olarak bölünmesini reddeder; belgenin üretildiği daire ve kalem hiyerarşisi içinde saklanmasını şart koşar.
Arşivcilik Metodolojisi ve Temel İlkeler
Arşivcilik, kütüphanecilikten farklı olarak, uluslararası standartlara (ISAD-G vb.) dayalı, katı kuralları olan bir metodolojiye sahiptir. Rastgele bir istifleme söz konusu değildir.
- Fon Esası (Provenance Principle): Modern arşivciliğin anayasasıdır. Bu ilkeye göre; bir kurum veya tüzel kişiye ait belgeler, asla başka bir kurumun belgeleriyle karıştırılamaz. Örneğin, Milli Eğitim Bakanlığı'nın "okul inşaatı" dosyası ile Çevre Bakanlığı'nın "okul inşaatı" dosyası konu aynı olsa bile birleştirilemez. Her kurumun evrakı kendi bütünlüğü (Fonu) içinde saklanır. Bu, belgenin üretildiği bağlamı (context) korumak içindir. Dijital çağda belgelerin kolayca kopyalanabilir olması bu ilkeyi zorlasa da, belgenin güvenilirliği ve aidiyet zinciri için Fon esası hayati önemini korumaktadır.【10】
- Orijinal Düzenin Korunması (Respect des Fonds): Arşivci, belgeleri teslim aldığında onları kendi kafasına göre (alfabetik, kronolojik vb.) yeniden sıralamaz. Kurumun orijinal dosyalama sistemi neyse, o düzeni korur. Çünkü dosyalama sistemi, o kurumun işleyiş mantığını ve hiyerarşisini gösterir.【11】
- Ayıklama ve İmha (Appraisal and Disposal): Arşivciliğin en kritik sürecidir. Üretilen her belge sonsuza kadar saklanamaz. Hukuki ve idari geçerliliği biten, tarihsel değeri olmayan belgeler (davetiyeler, müsveddeler, rutin yazışmalar), yasal saklama süreleri dolunca imha edilir. Sadece "arşivlik değer" taşıyanlar kalıcı olarak saklanır.
Dijital Çağda Arşivcilik (e-Arşiv) ve Yeni Sorunlar
21.yüzyılda belgelerin "doğuştan dijital" (born-digital) üretilmesi, arşivciliği kökten değiştirmiştir. Geleneksel kağıt belgeler, fiziksel varlıklarıyla kendi sınırlarını ve bağlamlarını koruyabilirken; dijital belgeler donanım ve yazılıma bağımlı, "kırılgan" bir yapıya sahiptir.
Dijital arşivcilikte, geleneksel yöntemler (sadece içerik odaklı yaklaşım) yetersiz kalmaktadır. Çünkü bir dijital belgenin (örneğin bir Word dosyası veya e-imzalı PDF) sadece içeriğini saklamak, onun hukuki geçerliliğini korumaya yetmez. E-belgelerin arşivlenmesinde şu unsurlar hayati önem taşır:
- Format: Belgenin 50 yıl sonra açılıp açılamayacağı sorunu.
- Üstveri (Metadata): Belgenin kim tarafından, ne zaman, hangi bağlamda üretildiği bilgisi.
- E-İmza ve Zaman Damgası: Belgenin değiştirilmediğinin (bütünlük) ve inkar edilemezliğinin kanıtı.
Elektronik belgelerin delil niteliğini kaybetmemesi için "teknolojik göç" (migration) ve "emülasyon" stratejileri uygulanarak, belgelerin değişen formatlara rağmen özgünlüğünün yüzyıllar sonra bile kanıtlanabilir olması hedeflenmektedir. Dijital çağda "orijinal düzen" kavramı fiziksel bir sıralamayı değil, belgeler arasındaki sanal ve mantıksal ilişki ağını ifade eder hale gelmiştir.【12】
