Bütünleşik Bilgi Sistemi (BBS), Atatürk Kültür, Dil ve Tarih Yüksek Kurumu (AYK) ve bünyesindeki Atatürk Araştırma Merkezi (ATAM), Türk Dil Kurumu (TDK), Türk Tarih Kurumu (TTK) ve Atatürk Kültür Merkezi (AKM) tarafından, Türk dili, tarihi ve kültürü alanında bilimsel araştırmalar ve idari faaliyetlerin elektronik ortamda hızlı, verimli ve etkin bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla geliştirilen bir dijital altyapıdır. Kamu hizmetlerini dil, din, ırk, cinsiyet, eğitim durumu ve engellilik durumu ayrımı yapmadan kolay erişilebilir, anlaşılabilir, doğru ve güncel bir şekilde sunmayı hedefleyen BBS, kütüphane, arşiv, bilgi bankaları ve veri tabanlarını entegre ederek kurumsal süreçleri optimize etmeyi amaçlar. 2009-2010 yıllarında ortaya çıkan fikirle şekillenen sistem, 2011’de Yatırım Programı’na alınmış ve aynı yıl donanım altyapısı tamamlanarak yazılım geliştirme süreçleri başlatılmıştır.

Tarihçe ve Kuruluş

BBS fikri, AYK ve bağlı kurumlarının 2009-2010 yıllarında yeniden yapılanma sürecinde, bilimsel ve idari faaliyetlerin elektronik ortamda daha etkin yürütülmesi ihtiyacıyla ortaya çıkmıştır. Türk dili, tarihi ve kültürü üzerine yapılan araştırmaların ve kurumsal hizmetlerin hızlandırılması, kütüphane, arşiv ve veri tabanlarının birleştirilmesi hedefiyle tasarlanan BBS, 2011 Yılı Yatırım Programı’na dahil edilmiştir. Aynı yıl, sistemin teknolojik altyapısı kurulmuş; donanım tesisleri tamamlanmış ve yazılım geliştirme çalışmalarına başlanmıştır. BBS, AYK Bilimsel Çalışmalar Koordinasyon Dairesi Başkanlığı’na bağlı Bilişim Uzmanları Ekibi tarafından geliştirilmiş ve 2014 yılından itibaren çeşitli modülleriyle uygulamaya geçirilmiştir. Sistem, 2017 itibarıyla bilimsel ve idari süreçlerde aktif olarak kullanılmaktadır.

Amaç ve Kapsam

BBS’nin temel amacı, AYK ve bağlı kurumlarının bilimsel araştırmalarını ve idari faaliyetlerini elektronik ortamda hızlı, şeffaf ve güvenilir bir şekilde yürütmelerini sağlamaktır. Sistem, Türk dili, tarihi ve kültürü üzerine yapılan çalışmaları desteklemek, kurumsal süreçleri dijitalleştirmek ve kamu hizmetlerini kolay erişilebilir kılmak için tasarlanmıştır. BBS’nin kapsamı, bilimsel ve idari yazılım projelerini içerir:

• Bilimsel Yazılım Projeleri: Yayım Takip Sistemi (YAYSİS), Etkinlik ve Destek Sistemi (EDSİS), Bilimsel Proje Sistemi (PROSİS), Burs Sistemi (BURSİS) ve Araştırmacı Bilgi Sistemi (ABSİS).
• İdari Yazılım Projeleri: Yönetim Kurulu Sistemi (YÖNSİS), Yayın Dağıtım ve Satış Sistemi, İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (İNSİS), Dava Takip Sistemi, Portal ve Yönetim Bilgi Sistemi (YBS).

BBS, kurumsal bilgiyi entegre bir veri tabanında toplamak, süreçleri otomatikleştirmek, iş gücü ve zaman tasarrufu sağlamak, veri güvenilirliğini artırmak ve kurumlar arası eşgüdümü güçlendirmek için geliştirilmiştir. Sistem, açık kaynak kodlu yazılımlar kullanılarak “2015-2018 Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı”na uygun olarak tasarlanmıştır.

Yönetim ve Organizasyon

BBS’nin geliştirilmesi ve yönetimi, AYK Bilimsel Çalışmalar Koordinasyon Dairesi Başkanlığı’na bağlı Bilişim Uzmanları Ekibi tarafından yürütülmektedir. Ekip, dört bilgisayar mühendisinden oluşur:

• Nalan Özgedik (Yazılım Takım Lideri): Araştırmacı Bilgi Sistemi, Yönetim Kurulu Sistemi, Yayın Dağıtım ve Satış Sistemi, İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi ve Dava Takip Sistemi’ni geliştirir.
• Süleyman Kuran (Ağ ve Siber Güvenlik Uzmanı): Genel ağ sayfaları, sunucu sistemleri, fiziksel altyapı, güvenlik duvarı, e-posta sistemi ve AYK Portalını yönetir.
• Ayşegül Kardaş (Yazılım Uzmanı): Etkinlik ve Destek Sistemi, Bilimsel Proje Sistemi ve Burs Sistemi’ni geliştirir.
• Gamzenur Çalışkan (Yazılım Uzmanı): Yayım Takip Sistemi’ni geliştirir.

Yazılım ihtiyaçları, ilgili kurum personeliyle yapılan eşgüdüm toplantıları ve Bilimsel Çalışmalar Koordinasyon Dairesi (BÇKD) çalışma masaları (proje, destek, yayım, burs masaları) aracılığıyla belirlenir. Tespit edilen ihtiyaçlar, AYK Başkanlığı tarafından değerlendirilir ve Stratejik Plan ile Performans Programları’na dahil edilerek geliştirme süreci planlanır. Yazılımlar, kurum mevzuatına ve faaliyetlerine uygunluğu sağlamak için test aşamalarından geçirilir.

Teknolojik ve Fiziksel Altyapı

BBS, AYK sistem odasında konumlandırılan 11 sunucu (2 yedekli veri tabanı sunucusu, 5 sanallaştırma sunucusu, 4 EBYS sunucusu) üzerinde çalışır. Toplam 336 GB fiziksel bellek kapasitesine sahip sistem, gerektiğinde artırılabilir. Altyapı, 2011’de kurulan ve sonraki yıllarda iyileştirilen donanımlardan oluşur:

• Veri Depolama ve Yedekleme: 2 yedekli veri depolama ünitesi ve 1 teyp yedekleme ünitesi ile veriler korunur. Yedeklemeler, açık kaynak kodlu yazılımlarla günlük, haftalık ve aylık olarak alınır; yedek bütünlüğü düzenli test edilir.
• Ağ ve Erişim: 60 Mbit/sn hızında ULAKNET bağlantısı üzerinden erişim sağlanır. Kurumsal ağ, 1 omurga anahtar, 11 kenar anahtar ve 29 kablosuz erişim noktasından oluşur. E-posta sistemi, 500 aktif kutu ile hizmet verir ve anlık mesajlaşma özelliği sunar.
• Siber Güvenlik: Genel ağ sayfaları, sunucular ve ağ sistemleri güncel güvenlik duvarlarıyla korunur. Yazılım zafiyetlerine karşı sürekli takip yapılır; siber saldırılara karşı hassas önlemler alınır.
• Sistem Odası: Yükseltilmiş döşeme üzerine kurulu odada, 2 yedekli hassas klima, FM-200 gazlı yangın söndürme sistemi, 2 adet 60 KVA kesintisiz güç kaynağı ve jeneratör bulunur. Giriş-çıkışlar manyetik kart, parmak izi ve parola ile korunur; ısı, nem, su basması ve duman 24 saat izlenir.
• EDUROAM: AYK, 2014’te EDUROAM federasyonuna katılarak akademik kablosuz ağ erişimi sağlamıştır.
• Acil Durum Merkezi: Doğal afetlere karşı hizmet sürekliliği için bina dışında bir Acil Durum Merkezi tasarlanmaktadır.

Yazılımlar, Kalkınma Bakanlığı’nın “Kamuda Açık Kaynak Kodlu Yazılımların Kullanımı” ilkesine uygun olarak açık kaynak kodlu teknolojilerle geliştirilmiştir.

Bileşenler ve Yazılım Projeleri

BBS, bilimsel ve idari yazılım projeleri olarak iki ana başlık altında yapılandırılmıştır. Aşağıda, her bir bileşen detaylı olarak açıklanmıştır.

Bilimsel Yazılım Projeleri

Yayım Takip Sistemi (YAYSİS)

• Amaç: Yayın süreçlerini elektronik ortamda hızlandırmak, fiziki gönderimleri azaltmak ve kullanıcıların süreci anlık takip etmesini sağlamak.
• Başlangıç: 25 Mayıs 2015.
• İşleyiş: Çevrimiçi başvurular, Yayım Takip Görevlileri tarafından ön değerlendirmeye alınır; Yayım Komisyonu kararıyla hakemlere yönlendirilir. Hakem-yazar-kurum etkileşimiyle düzeltme, ret veya onay işlemleri yapılır.
• Özellikler: Hakem havuzu, eser-hakem eşleştirme, elektronik arşiv, sayısal veri üretimi, standart yazım ilkeleri.
• Kazanımlar: Posta gönderimlerinin azalması, süreçlerin hızlanması, şeffaflık, arşivleme kolaylığı.
• İstatistikler (2015-2017): 2008 kayıtlı kullanıcı (1483’ü hakem), 981 başvuru (569 makale, 412 eser). Başvuruların %52’si TTK, %29’u TDK, %10’u ATAM, %9’u AKM’ye aittir.

Etkinlik ve Destek Sistemi (EDSİS)

• Amaç: Bilimsel etkinliklerin (sempozyum, kongre, kazı/yüzey araştırmaları) destek süreçlerini şeffaf ve hızlı yönetmek, etkinlik çakışmalarını önlemek.
• Başlangıç: Nisan 2016 (önce DESİS, 2017’de EDSİS).
• Modüller: Başvuru Modülü (destek ve kurum içi etkinlik başvuruları), Yönetim Modülü (değerlendirme ve takip), Etkinlik Takvimi (günlük/haftalık/aylık görüntüleme), Genel Ağ Etkinlik Takvimi (onaylı etkinliklerin gösterimi).
• Kazanımlar: Zaman/mekândan bağımsız başvuru, eşgüdüm, tarih çakışmalarının önlenmesi, sayısal veri üretimi.
• İstatistikler (2016): 146 başvuru (73 etkinliğe katılım, 43 toplantı düzenleme, 22 kazı/yüzey). TTK %41, ATAM %4, TDK %3, AKM %3.

Bilimsel Proje Sistemi (PROSİS)

• Amaç: Proje başvurularını hızlı, şeffaf ve etkin yönetmek, eşgüdüm sağlamak.
• Başlangıç: Mart 2014.
• Modüller: Başvuru Modülü (proje ve proje desteği başvuruları), Yönetim Modülü (değerlendirme ve takip).
• Özellikler: Proje desteği (58.555 TL’ye kadar, yıl boyu) ve proje (Mart/Eylül başvuruları) ayrımı, otomatik puanlama, şeffaf değerlendirme.
• Kazanımlar: İş gücü/zaman tasarrufu, şeffaflık, eşgüdüm, sayısal veri üretimi.
• İstatistikler (2014-2017): 154 başvuru (TTK 66, TDK 70, AKM 9, ATAM 9).

Burs Sistemi (BURSİS)

• Amaç: Lisans, lisansüstü ve doktora sonrası burs süreçlerini hızlı, şeffaf ve güvenilir yönetmek.
• Başlangıç: 2010 (2012’de AYK’ye devredildi, 2017’de e-Devlet entegrasyonu).
• Modüller: e-Devlet Başvuru Modülü (başvuru alımı), Yönetim Modülü (takip ve değerlendirme), Mülakat Modülü (jüri puanlaması).
• Özellikler: e-Devlet üzerinden başvuru, web servislerle belge doğrulama, otomatik sözleşme onayı, istatistik üretimi.
• Kazanımlar: Şeffaflık, güvenilirlik, iş gücü tasarrufu, kurumsal tanınırlık artışı.
• İstatistikler (2010-2017): 259 bursiyer (170 TTK, 72 TDK, 11 AKM, 6 ATAM), 155 tez yüklendi.

Araştırmacı Bilgi Sistemi (ABSİS)

• Amaç: Hakem, jüri ve komisyon üyelerine ait bilgileri entegre bir platformda toplamak, veri tekrarını önlemek.
• Başlangıç: 2015.
• Özellikler: İletişim, özlük, eğitim, iş, yayın ve proje bilgilerinin güncellenmesi, diğer sistemlerle entegrasyon.
• Kazanımlar: Güncel veri erişimi, veri tekrarı önleme, süreç optimizasyonu.

İdari Yazılım Projeleri

Yönetim Kurulu Sistemi (YÖNSİS)

• Amaç: Yönetim Kurulu toplantılarını mekândan bağımsız, hızlı ve güvenli yürütmek.
• Özellikler: Gündem oluşturma, oylama, karar kaydı, PDF çıktı.
• Kazanımlar: İş gücü/zaman tasarrufu, arşiv erişimi, kâğıt tasarrufu.

Yayın Dağıtım ve Satış Sistemi

• Amaç: Yayın satışı ve armağan dağıtımını hızlı, şeffaf ve güvenilir yönetmek.
• Başlangıç: Kasım 2016 (TTK pilot), Ocak 2017 (TDK).
• Özellikler: E-Mağaza (kredi kartı/havale), abonelik modülü (TDK), stok takibi, otomatik fatura/kargo dosyası.
• Kazanımlar: Hızlı satış, stok güncelliği, iş gücü tasarrufu, kurumsal birlik.
• İstatistikler (Temmuz 2017): TTK 47.984 üye, 35.691 satış, 4.770 ücretsiz dağıtım; TDK 3.626 abone, 461 ücretsiz dağıtım.

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (İNSİS)

• Amaç: Personel süreçlerini (atama, izin, maaş) hızlı ve güvenli yönetmek.
• Özellikler: Özlük, izin, maaş hesaplama, raporlama.
• Kazanımlar: Yürütme kolaylığı, iş gücü tasarrufu, eşgüdüm.

Dava Takip Sistemi

• Amaç: Dava bilgilerini merkezi bir sistemde takip etmek.
• Özellikler: Dava detayları, belge ekleme, arama.
• Kazanımlar: Takip kolaylığı, hızlı veri erişimi.

Portal

• Amaç: Kurum içi ve arası paylaşım platformu oluşturmak, kurumsal hafızayı korumak.
• Özellikler: Rapor, tez, kitap paylaşımı, her yerden erişim.
• Kazanımlar: Eşgüdüm, bilgi paylaşımı, kurumsal hafıza.

Yönetim Bilgi Sistemi (YBS)

• Amaç: BBS alt sistemlerinden (BURSİS, ABSİS, İNSİS) raporlama yapmak.
• Özellikler: Excel formatında filtreleme (burs, personel, araştırmacı verileri).
• Kazanımlar: Hızlı raporlama, iş gücü tasarrufu.

Kazanımlar ve Etki

BBS, AYK ve bağlı kurumlarının bilimsel ve idari süreçlerini dijitalleştirerek şu kazanımları sağlamıştır:

• Hız ve Verimlilik: Elektronik ortamda başvuru, değerlendirme ve takip süreçleri hızlanmıştır.
• Şeffaflık ve Güvenilirlik: Otomatik puanlama, web servislerle belge doğrulama ve standart süreçler şeffaflığı artırmıştır.
• İş Gücü ve Zaman Tasarrufu: Manuel süreçlerin azalmasıyla personel verimliliği yükselmiştir.
• Eşgüdüm: Kurumlar arası koordinasyon güçlenmiş, etkinlik ve proje çakışmaları önlenmiştir.
• Veri Yönetimi: Elektronik arşivleme, sayısal veri üretimi ve güncel bilgiye erişim kolaylaşmıştır.
• Kurumsal Tanınırlık: e-Devlet entegrasyonu ve E-Mağaza gibi hizmetler AYK’nın görünürlüğünü artırmıştır.

Güncel Durum ve Gelecek

2017 itibarıyla BBS, tüm modülleriyle aktif olarak kullanılmaktadır. Türk Tarih Kurumu ve Türk Dil Kurumu’nda yoğun şekilde kullanılan Yayın Dağıtım ve Satış Sistemi, diğer kurumlara yaygınlaştırılmayı beklemektedir. Acil Durum Merkezi’nin tamamlanmasıyla sistemin afetlere karşı dayanıklılığı artacaktır. BBS, teknolojik yeniliklere uyum sağlayarak AYK’nın bilimsel ve idari süreçlerini daha da optimize etmeyi hedeflemektedir.